Quando pensamos em problemas na prestação de contas da curatela, é comum imaginar um desvio de dinheiro, uma compra de valor elevado ou uma decisão patrimonial tomada sem autorização.
Mas nem sempre é assim.
Muitas prestações de contas se complicam por causa de coisas aparentemente pequenas: um comprovante errado baixado no aplicativo do banco, o papelzinho entregue pela máquina de cartão ou uma série de gastos de poucos reais que não foi lançada na planilha.
A prestação de contas da curatela não é feita apenas para mostrar que o curador agiu de boa-fé. Ela precisa demonstrar, de maneira clara, quando o dinheiro entrou, quando saiu, qual foi a finalidade de cada pagamento e qual documento comprova a despesa.
O Código de Processo Civil determina que as contas especifiquem as receitas, a aplicação das despesas, os investimentos e o saldo, com os respectivos documentos justificativos. Em outras palavras: não basta ter gastado corretamente. É preciso conseguir provar.
E é aí que aparecem estas três pequenas armadilhas muito comuns na prática de quem trabalha com prestação de contas.
O que realmente comprova uma despesa da curatela?
Antes de falar de cada uma delas, precisamos entender uma coisa. Uma despesa bem comprovada costuma reunir informações diferentes:
- o que foi comprado ou contratado;
- por que aquela despesa beneficiou a pessoa curatelada;
- quanto foi pago;
- quando o pagamento aconteceu;
- de onde saiu o dinheiro;
- e qual documento fiscal identifica a compra ou o serviço.
O extrato bancário mostra a movimentação financeira. O comprovante de pagamento mostra a conclusão de uma transação. A nota fiscal, o cupom fiscal ou o recibo adequado mostram o que foi adquirido e de quem.
Um documento não substitui o outro. Os manuais de orientação das promotorias tradicionalmente recomendam que os recebimentos e pagamentos sejam registrados documento a documento, em ordem cronológica. O pagamento deve ser lançado na data em que houve o desembolso efetivo do dinheiro.
Vamos às armadilhas.
Primeira armadilha: o comprovante de agendamento
Muitas pessoas têm o hábito de programar o pagamento dos boletos para o dia do vencimento. Abrem o aplicativo do banco, fazem o agendamento e salvam o documento que aparece na tela. Depois, colocam esse arquivo na pasta da prestação de contas.
O problema é que comprovante de agendamento não é comprovante de pagamento. Ele mostra apenas que foi dada uma ordem ao banco para tentar realizar uma transação em determinada data.
O agendamento ainda pode ser cancelado. A conta pode estar sem saldo. Pode existir algum problema com o boleto. O banco pode não concluir a operação. Por isso, como prova da quitação da despesa, o comprovante de agendamento não resolve.
O que deve ser guardado é o comprovante da efetivação da transação, emitido depois que o pagamento realmente aconteceu. O próprio critério utilizado nas orientações de prestação de contas é o da saída efetiva do dinheiro, e não o da simples intenção de pagar.
Por isso, esteja atento à configuração do aplicativo ou na hora de usar o caixa eletrônico para evitar agendamentos. Ou paga na hora ou deixar para pagar quando tiver saldo. O agendamento é uma armadilha da prestação de contas.
Fiz o agendamento. E agora?
Depois da data da efetivação da transação, faça esse passo a passo:
- entre novamente no aplicativo do banco;
- confira se o valor foi efetivamente debitado;
- baixe o comprovante definitivo do pagamento;
- verifique se a movimentação aparece no extrato bancário;
- guarde também o boleto ou documento que identifica a despesa.
Mas vamos combinar que não é pouco trabalho, né?! Vale refletir se agendamento é um bom caminho nas curatelas.
Segunda armadilha: o papelzinho que sai da máquina de cartão
Você fez uma compra na farmácia e pagou com cartão. A pessoa do caixa entrega aquele papel pequeno da máquina, com a bandeira do cartão, o valor da transação e alguns números. Você olha e pensa: “Pronto. Aqui está o comprovante da despesa.”
Não exatamente. O papelzinho da máquina de cartão não é nota fiscal. Ele pode ajudar a demonstrar que uma transação de determinado valor foi autorizada, mas normalmente não informa adequadamente quais produtos foram comprados.
Por exemplo, um pagamento de R$ 180,00 em uma farmácia pode corresponder a medicamentos, itens de higiene, cosméticos ou produtos destinados a outra pessoa. O papel da máquina, sozinho, não explica isso.
As orientações do Ministério Público esclarecem que faturas de cartão e comprovantes de débito devem ser acompanhados dos respectivos documentos fiscais. As Defensorias também alertam que documentos genéricos não individualizam o bem adquirido e podem não ser aceitos isoladamente para comprovar a despesa.
E ainda há outro problema bem conhecido: muitos desses papéis são impressos de forma que a informação vai desaparecendo com o tempo. Quando chega o momento de prestar contas, sobra um papel branco ou quase ilegível.
O que guardar em uma compra feita com cartão?
O ideal é reunir:
- a nota fiscal ou o cupom fiscal;
- o comprovante da transação no cartão;
- a fatura, quando necessária;
- e o extrato da conta utilizada para pagar a fatura.
Sempre que possível, peça a emissão da nota fiscal com o nome e o CPF da pessoa curatelada. Essa identificação é recomendada porque ajuda a relacionar a compra diretamente ao curatelado.
Também não espere o papel apagar. Digitalize ou fotografe o documento imediatamente, com boa iluminação e sem cortar nenhuma informação. Salve o arquivo em PDF e dê um nome compreensível.
O nome do arquivo deve permitir que alguém entenda o seu conteúdo sem precisar abrir cinquenta documentos até encontrar o comprovante correto.
Terceira armadilha: achar que gastos pequenos não são relevantes
“Foi só um lanche.”
“Foi só um estacionamento.”
“Foi só uma corrida curta de aplicativo.”
“Foi só uma coisinha na farmácia.”
É assim que uma despesa deixa de ser registrada.
O valor parece tão pequeno que o curador entende que não fará diferença. O problema é que gastos pequenos raramente aparecem apenas uma vez.
Se o lançamento não for feito, ao final do mês a planilha informa um saldo, mas o extrato bancário informa outro. Começa, então, a busca pela diferença. Às vezes, o curador passa horas tentando descobrir onde está o valor que “sumiu”.
A prestação de contas deve apresentar detalhadamente a totalidade dos valores recebidos, dos pagamentos realizados e do saldo. As despesas devem ser lançadas individualmente e em ordem cronológica, com a apuração do total mensal.
Não existe uma categoria jurídica chamada “gasto pequeno demais para prestar contas”. Se o dinheiro saiu do patrimônio da pessoa curatelada, a movimentação precisa ser identificada.
Pequeno para quem?
Também é importante lembrar que o valor deve ser analisado dentro da realidade financeira do curatelado.
Uma despesa de R$ 30,00 pode parecer irrelevante para uma pessoa. Para outra, pode representar uma parte considerável do dinheiro disponível para alimentação, medicamentos ou transporte naquela semana.
Além disso, o objetivo não é apenas justificar individualmente cada valor. É compreender o padrão das despesas.
Quanto foi gasto com corridas de aplicativo durante o mês? Quanto foi pago em lanches fora de casa? Quanto foi gasto em pequenos itens de farmácia? Quanto saiu em dinheiro vivo?
Quando agrupamos as despesas, aquilo que parecia irrelevante pode mostrar uma parte importante da rotina financeira da curatela.
O problema não é gastar. É não conseguir explicar
Prestar contas não significa que a pessoa curatelada não possa ter conforto, lazer, alimentação fora de casa ou pequenas despesas cotidianas.
O problema não é comprar um lanche. É lançar no extrato uma saída de dinheiro que depois não pode ser identificada.
O problema não é usar um cartão. É guardar apenas o papel da máquina e perder o documento que mostra o que foi comprado.
O problema não é agendar um boleto. O problema é apresentar o agendamento como se ele provasse a quitação.
Contas detalhadas e documentos comprobatórios protegem os interesses da pessoa curatelada. Uma boa prestação de contas deve permitir que uma pessoa de fora, seja o contador, o Promotor ou o Juiz, entenda a movimentação financeira sem precisar adivinhar o que aconteceu.
Como criar uma rotina para não cair nessas armadilhas?
A prestação de contas não deve começar quando o Juiz pede a sua apresentação. Ela deve ser construída todos os dias. Uma rotina simples pode funcionar assim:
- Realizou a despesa: peça a nota fiscal ou o recibo adequado.
- Pagou por agendamento: retorne depois e baixe o comprovante definitivo.
- Recebeu papel térmico: digitalize antes que a impressão desapareça.
- Teve um gasto pequeno: registre da mesma forma que registraria um gasto grande.
- Terminou o mês: compare cada movimentação da planilha com o extrato bancário.
- Encontrou uma diferença: investigue imediatamente, enquanto ainda se lembra do que aconteceu.
Isso pode parecer trabalhoso no início. Mas dá muito menos trabalho organizar uma compra por dia do que tentar reconstruir dois anos de movimentações bancárias na véspera da prestação de contas.
Perdi um comprovante. O que devo fazer?
Primeiro, não ignore a despesa. Procure o estabelecimento e solicite uma segunda via da nota fiscal ou do recibo. Em compras feitas pela internet, verifique o e-mail, o aplicativo da loja e a área de pedidos. Em pagamentos bancários, procure a opção de emissão de segunda via do comprovante definitivo.
Depois, converse com o advogado responsável pela prestação de contas para avaliar quais outros documentos podem ajudar a demonstrar a operação.
Não fabrique recibos, não altere datas e não apresente documentos genéricos como se comprovassem aquilo que eles não comprovam. A tentativa de esconder uma falha documental costuma criar um problema maior do que a falha original.
Conclusão
As pequenas armadilhas da prestação de contas da curatela nascem de hábitos muito comuns. Separadamente, cada erro parece pequeno.
Somados durante meses ou anos, eles podem gerar divergências, pedidos de esclarecimento, trabalho pericial, atraso na aprovação das contas e questionamentos sobre a administração do patrimônio da pessoa curatelada.
A melhor prestação de contas é aquela que começa antes de existir qualquer cobrança. Comprovante correto, documento fiscal legível, lançamento imediato e conciliação mensal protegem a pessoa curatelada e o curador.
Se você exerce uma curatela e percebeu que os documentos estão desorganizados, não espere o período da prestação de contas terminar. Procure orientação jurídica e contábil para corrigir a rotina enquanto as informações ainda podem ser recuperadas.
